口コミツールのセキュリティは大丈夫？契約前に聞く5つのこと

口コミツールを入れると、お客様の情報やGoogleの管理画面まで渡すことになるのか。契約前に気になる店長もいるでしょう。

確認したいのは、何の情報を、誰が見て、いつまで持つかです。「安全です」という説明だけで決めず、実際の使い方に合わせて次の5点を聞いてください。

1. 集める情報は何か

公開されているGoogle口コミを読むツールと、独自アンケートで名前・連絡先まで集めるツールでは、扱う情報が違います。

この使い方では、回答内容以外に名前、メールアドレス、端末の情報などを取得しますか。必須項目を減らせますか。

接客への感想を聞きたいだけなら、連絡先が本当に必要か考えます。個別の返信を希望する人だけ、別の窓口を案内する方法もあります。

自由記述に、お客様が名前や事情を書く場合もあります。入力項目が少ないだけで、個人に関わる情報が一切入らないとは限りません。

2. どの担当者が見られるか

店長には自店だけ、本部には担当店舗だけ、と分けられるかを確認します。閲覧と編集、書き出し、担当者追加を同じ権限にする必要があるかも聞きましょう。

共有のIDとパスワードを全員で使うと、退職者だけを外したい時に困ります。Googleビジネスプロフィールでは、担当者をそれぞれのGoogleアカウントで招待する管理方法があります。

ツール側にも同じ管理方法があるとは限らないため、別々に確認してください。

3. Googleとの接続で何を許可するか

「Googleと連携する」は、すべてのGoogle情報を渡すという意味ではありません。反対に、口コミを見るだけと思っていても、別の操作権限を求められる場合があります。

接続画面に表示されるアクセス内容を読み、目的が分からない項目は提供元へ質問します。Googleのパスワードそのものを担当者へ渡す形ではなく、どの権限で接続するかを確認しましょう。

今回使う機能には、どのアクセス権が必要ですか。接続を解除する手順と、その後に使えなくなる機能も教えてください。

4. 保存・書き出し・削除をどう扱うか

確認したいものを分けると、質問が伝わりやすくなります。

情報	確認すること
アンケート回答	保存期間と削除を頼む方法
管理画面のメモや下書き	契約終了後も閲覧・出力できるか
ダウンロードしたファイル	お店側で誰が保存し、いつ消すか
サービス側のバックアップ	削除の対象と反映までの期間

アカウントを削除すればすべて即時に消える、とは限りません。契約や保存の説明で確認し、分からないところは回答を残しておきます。

今のツールから替える場合は、データとアカウントの引き継ぎも合わせて確認できます。

5. 問題が起きたとき誰へ連絡するか

違う店の情報が見える、退職した人がまだ入れる、見覚えのない変更がある。そんな時の連絡先と、アクセスを止める方法を確認します。

運営会社名、問い合わせ窓口、利用条件が見つかるかも見ましょう。セキュリティ認証などの表示がある場合は、対象の会社・サービスと範囲を確かめます。マークだけで全機能の安全が保証されるわけではありません。

専門用語より、使う場面を伝えて聞く

次のように実際の担当を伝えると、回答を判断しやすくなります。

3店舗で使い、各店長は自店の回答だけを確認する予定です。店長が退職した時、その人だけのアクセスを止められますか。確認できる操作履歴と、解約後の回答の扱いも教えてください。

一度にすべてを決めなくても、取得する情報と担当者から順に確認できます。未確認の機能を使える前提で契約しないことが大切です。

お客様への聞き方から相談できます

口コミぽんは、来店客にQRコードや専用URLでアンケートを案内し、Google口コミの投稿をサポートする店舗向けサービスです。お客様の感想を聞く入口として、どのように使うかをご相談いただけます。

取得する情報や担当者の扱いなど、導入前に確かめたい点も一緒にお伝えください。利用条件とキャンペーンの対象・内容も確認できます。