口コミツールの稟議書テンプレートと、上司に伝わる記入例
口コミツールを使いたいけれど、上司に何を説明すればよいか分からない。機能を並べても、「いくらかかるのか」「誰が使うのか」と聞かれて止まってしまいます。
稟議書には、解決したい困りごと、頼む内容、支払う総額、使う担当、導入後の確認日をそろえましょう。売上が増えると約束する必要はありません。何が分かっていて、何を確かめてから決めるのかが伝われば、上司も判断しやすくなります。
まずは下のひな形を、自社の書式に合わせて使ってみてください。
口コミツールの稟議書は、このひな形から書けます
社内に指定の書式がある場合は、そちらを使います。項目をすべて増やすのではなく、同じ内容の欄へ文章を移してください。
件名：［店舗名・店舗数］への口コミツール導入について
目的：現在、［困っていること］が起きています。［変えたい作業］を整えるため、導入を提案します。
利用する内容：［サービス名・プラン］を、［対象店舗］で［用途］に使います。［店舗に残る作業］は自社で行います。
費用・契約：初期費用［円］、月額［円］、追加費用［内容・金額］。［期間］の支払予定額は［円］です。最低契約期間・更新日・解約の連絡期限は［条件］です。
ほかの案との比較：［手作業を続ける案／別のサービス］と比べ、［選ぶ理由］から本案を提案します。
担当・確認日：準備は［担当］、日々の案内は［担当］が行います。［日付］に、案内の実施状況・作業時間・寄せられた感想を確認します。
承認をお願いすること：［契約・対象店舗・予算上限］について、［希望日］までに判断をお願いします。見積書［有無］、未確認事項［内容］。
最初から空欄をなくそうとしなくても大丈夫です。検討中のメモでは、分からない費用を「未確認」と書きます。契約の承認を求める段階では、見積書と条件を確認し、支払額が決まる状態にそろえましょう。
1店舗で導入する場合の記入例
以下は、飲食店1店舗を想定した架空の記入例です。料金・契約条件・状況は説明用の仮定で、口コミぽんや実在する製品の価格・導入実績ではありません。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | 駅前店における、お客様へのアンケート案内ツール導入について |
| 困っていること | 会計後に感想を聞きたいが、担当によって案内を忘れる日がある。現在、実施回数は記録していない |
| 利用する内容 | 店頭のQRからアンケートを案内する。声かけと、お客様から届いた感想の確認は店側で行う |
| 費用 | 初期費用11,000円、月額5,500円、いずれも税込。初期費用1回と月額12回で77,000円。追加作業は頼まない条件の見積もりとする |
| 契約 | 契約期間は1年。更新と解約の連絡期限を、契約前に確認する。1か月の確認で契約を終了できるとは扱わない |
| 選ぶ理由 | 口頭だけの案内とも比較。感想を聞く入口をそろえたいので、QRからアンケートへ進む方法を候補とする |
| 担当・確認日 | 店長が準備し、会計担当が案内。店長不在時は副店長が確認。開始1か月後に、案内できた場面と負担を振り返る |
| 承認依頼 | 1店舗・1年分77,000円を対象として、契約条件の確認後に申請する。印刷費など別途支出があれば予算へ加える |
「口コミが少ないので入れたい」から、困っている作業と担当が見える文章になっています。実施回数が分からない段階で、架空の削減時間や口コミの増加率を足さないことも大切です。
費用は月額だけでなく、契約期間の支払いまで見る
上司に金額を伝えるときは、何店舗分か、税込か税抜か、何か月分かをそろえます。最初の設定、印刷、店舗追加、支援の追加が別料金なら、その金額も必要です。
先ほどの例なら、11,000円＋5,500円×12回＝77,000円。これは、書いた条件だけの合計です。見積もりにない作業を頼む場合まで、この金額に収まるとはいえません。
費用の抜けが気になる方は、月額以外にかかる料金を先に確認できます。
もう一つ、確認する日と、契約をやめられる日は別です。1か月後に使い方を振り返る計画でも、契約が1年なら、残りの支払い条件を無視できません。更新日と解約の連絡期限も稟議書へ添えましょう。
効果を聞かれたら、確認できることから答える
「売上はいくら増えるのか」と聞かれても、根拠のない数字を埋める必要はありません。口コミの増加、来店、売上には、接客や季節などツール以外の条件も関わります。
まず確認するものを、次のように分けると説明しやすくなります。
- 店側の作業：決めた場面で案内できたか。準備や確認に何分かかったか。
- お客様の反応：アンケートへの回答や、寄せられた感想があったか。
- 公開された口コミ：新しい投稿が何件あったか。案内した数と同じものとして数えない。
たとえば「週30分かかっている作業を15分にできるか、使う前後で測る」なら、何を確かめるかが具体的です。この数字も説明用の仮定です。短くなった時間は、給与などの支払いが実際に減らない限り、そのまま現金の節約額にはなりません。
ほかの案との比較も短く書けます。自分たちで口コミリンクを案内する方法ならツール利用料はかかりませんが、案内物の準備やスタッフへの共有は残ります。追加料金を払うことで、どの作業を助けてほしいのかを明確にしてください。
提出前は「誰が使うか」と未確認の条件を見直す
契約後に誰も案内しなければ、ツールを用意しても使われません。店長が設定するのか、会計担当が案内するのか、休みの日は誰が見るのかを、ひな形の担当欄で確かめます。
利用するアカウントと、お客様の回答を見られる人も決めてください。扱う情報、保存先、解約後に取り出せる内容は、候補サービスへ確認する事項です。未確認の機能を、できる前提で申請しないようにしましょう。
提出直前は、次の3点を見直せば、確認漏れを減らせます。
- 稟議書の金額・店舗数・契約期間が、見積書と合っている。
- 店側に残る仕事と、担当者が書かれている。
- 未確認事項が残っているなら、確認してから申請するか、今回は何の判断を求める文書なのかを明確にする。
自店で必要な支援と費用を相談したい方へ
ひな形は書けても、自分のお店に必要な機能や費用が分からず、空欄が残ることはあります。
口コミぽんは、お客様へのアンケートを通じて、Google口コミの投稿をサポートする店舗向けサービスです。QRコードや専用URLでアンケートを案内し、お客様の感想を聞くきっかけを作れます。
「店頭で案内する方法と費用を知りたい」など、稟議書を完成させる前でもご相談いただけます。導入に必要な条件と費用を相談する。キャンペーンの対象・内容も、あわせてご相談ください。